サラリーマンが残業せずに定時で帰るための事務スキルを紹介!

 

ども。ゲンゴローです。

はやいものでサラリーマン5年目となりました。

1年目の頃は残業まみれで、夜飯はコンビニで済ませていましたが、

今は帰宅して夕食を自炊できる位の時間と心の余裕を持てるようになりました。

ゲンゴローが残業を減らすために身につけたスキル3つを紹介します。

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ショートカットキー

パソコンで仕事をしていると、

「メールを書いている時に、ふと検索したいことが出来たのでブラウザを開く」

のように複数のウィンドウを行き来する作業がたくさんあると思います。

キーボードから手を話してマウスを持ってクリックしていると思います。

普段なにげなくやっていることですが、工程ごとに分けると以下4つに分けることができます。

  1. キーボードから手を離す
  2. マウスを持つ
  3. 任意のボタンにカーソルを移動
  4. クリック

ショートカットキーを使うと・・・?

  1. キーボードで「[alt]+[tab]」を入力

なんと!3工程も省略できていますね!

※macの場合は[command]+[tab]でウィンドウの切り替えが出来ます。

 

ちょっとの動きですが、1日何十、何百という回数を重ねていると考えると、

省略できる時間は膨大なものになります。

作業効率が上がるショートカットキーについては以下の記事で詳しく紹介しています。

辞書機能

仕事をしていると、割と似たような文章を繰り返しメールしていることに気づきました。

辞書機能により入力効率を格段にあげることが出来ます。

例えば、自分は以下の文章を辞書登録しています。

  • いつも:いつも大変お世話になっております。
  • ひき:引き続きよろしくお願い致します。
  • なにとぞ:何卒よろしくお願い申し上げます。
  • たいへん:大変申し訳ございません。
  • その他、自分の所属や住所、メールアドレス、名前等の署名

ひとつひとつはごく短時間の入力ですが、上記を辞書登録すると、格段にメールを打つスピードが上がります。

また同様の機能はスマホでもあります。

iphoneでの辞書登録方法は以下で紹介しています。

 

スマホ+辞書登録を駆使すれば、簡単なメールの返事は通勤中に済ませることができるようになります。

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プログラミング

単純作業は人間よりも機械の方が圧倒的に早く正確です。

ゲンゴローは、単純作業をエクセルのマクロ(VBA)で自動化しまくっています。

以下はゲンゴローが1クリックでできるようにしたものの1例です。

  • パスワードが必要なホームページにログイン
  • 複数ファイルのエクセルデータの集計
  • 勤怠表に記載する従事時間の自動集計

プログラミング自体にハードルの高さを感じている人は多いと思います。

しかし、今は小学校でプログラミングが必修になっている世の中です。

数十年後はプログラミングができて当たり前の人達が社会に出てくると考えると、

今のうちに触れておくことが重要だとゲンゴローは思います。

 

マクロについては、ゲンゴローは一番最初に以下の書籍を読んで勉強しました。

いきなりコードを書くのはハードルが高いので、エクセル上の作業を記録して使うことのできる「マクロの記録」機能をまず使ってみることをおすすめします。

 

今回紹介したテクニックを駆使すれば、残業を減らすだけでなく、職場にいる時間をより重要な仕事に当てることができます。

より難しい仕事に挑戦するもよし、帰宅して趣味に打ち込むもよし。生み出した時間を何につかは、あなた次第です。

これであなたも不毛な単純作業をとっとと終わらせて、自分の人生を送りましょう!!

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